Teknologi, Informasi, Auditing, Konsep, PDE Auditing, Perancangan, Sistem, Implementasi

Teknologi Informasi Auditing

Pengertian Audit Teknologi Informasi berasal dari kata dalam bahasa Inggris yaitu Information Technology (IT) audit atau information systems (IS) yang berarti bentuk pengawasan dan infrastrukktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat sejalan bersama dengan audit finansial dan audit internal, atau bisa juga seiring dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis.

Pada awalnya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan sebuah data dengan elektronik, namun sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan suatu proses pengumpulan serta evaluasi dari seluruh kegiatan sistem informasi di dalam suatu perusahaan. Istilah lain dari teknologi informasi ini adalah audit komputer yang banyak digunakan dalam menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan tersebut sudah berfungsi sesuai dengan peruntukannya yang efektif, dan integratif dalam pencapaian target dari organisasinya.

Konsep-Konsep Auditing PDE

PDE merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan yang menggunakan komputer dalam mengubah sebuah informasi yang masih berbentuk mentah (data) kemudian informasi tersebut diolah sehingga menjadi berguna sesuai dengan tujuannya. Dalam rangkaian kegiatan pengolahan data ini terdiri dari beberapa bagian yaitu : Inputting, storing, processing, ouputting, serta controlling.

Konsep-konsep yang di pakai dalam auditing PDE :
1. Evidence
2. Due Audit Care
3. Fair Presentation
4. Independence
5. Ethical Conduct

Teknologi PDE Auditing

Auditing PDE merupakan sebagai audit terhadap informasi yang diterbitkan dari  sebuah lingkungan secara komputerisasi. Auditor system informasi yang sudah terlatik akan menerapkan teknik audit dengan menggunakan alat yaitu komputer, yang disebut dengan CAAT (Computer Aided Audtiting Technique).
Teknik ini dipakai dalam menganalisa data, misalnya data transaksi penjualan, pembelian barang, stock barang, kegiatan nasabah dan lain-lain sebagainya. Sesuai dengan standar auditing yang dipakai ISACA (Information System Audit and Control Association), selain melakukan kegiatan di lapangan, auditor juga diharuskan menyusun laporan yang mencakup tujuan pemeriksaan, sifat serta kedalaman dari pemeriksaan yang dilakukan.

Jenis-Jenis dari PDE Auditing

1. System and Applications. Dalam memproses data yang dilakukan melalui sebuah aplikasi dari perangkat lunak komputer yang dikelola melalui sebuah system, sehingga proses auditnya akan meliputi verifikasi terhadap system untuk memastikan keakuratan, kebenaran, kehandalan, kecepatan serta keamanan data pada saat pengiriman, pemrosesan serta pengeluaran informasi pada setiap tingkat kegiatan sistem.

2. Information Processing Facilities. Sebuah komponen yang berkaitan dengan fasilitas-fasilitas yang dipakai untuk mengolah informasi pada organisasi. Hal ini biasanya terkait dengan perangkat keras penunjang seperti Scanner, komputer server, formulir dan lain sebagainya.

3. System Development. Bagian dari sebuah proses pembangunan ataupun pengembangan dari sistem yang sudah ada dalam sebuah organisasi yang sesuai dengan tujuan dari aktivitasnya.

4. Managemen of IT and Enterprise Architecture. Pengelolaan atas teknologi informasi yang mencakup arsitektur dari seluruh lingkung internal dari organisasi yang dicocokan dengan struktur dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. Hal ini memerlukan proses audit yang dilaksanakan dalam rangka memastikan apakah segenap lingkungan atau komponen organisasi dalam pemrosesan informasinya dilaksanakan secara terkendali dan efisien.

5. Client/Server, Telecommunications, Intranets, and Extranets. Ini merupakan perangkat keras seperti Komputer, peralatan telekomunikasi, sistem jaringan komunikasi data elektronik (intranet/extranet) serta perangkat keras lain yang berfungsi sebagai pengolahan data elektronik. 

Perencanaan dan Analisis Sistem.

Analisis Sistem adalah menjabarkan suatu sistem informasi yang masih utuh kedalam kompunennya agar mendapatkan fungsi dan kendala. Tahap dari analisis ini dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Perencanaan sistem akan mengidentifikasikan sistem informasi yang penting dan strategis dalam organisasi untuk melihat kesempatan dalam memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis.

Apasih Pengertian Perencanaan Sistem dan Analisis Kelayakan

Proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang memakai sumber sistem informasi yang berhubungan serta mendukung tujuan dari bisnis dan operasi sebuah organisasi, inilah pengertian dari Perencanaan Sistem dan Analisis Kelayakan.
Perencanaan sustem saling berkaitan dengan perencanaan bisnis. Adapun kerugian yang ditimbulkan dari sebuah perencanaan sistem yang buruk adalah :

1. Hilangnya kesempatan untuk memanfaatkan faktor strategis PDM.
2. Biaya Yang tinggi.
3. Jalannya proyek akan terhambat disebabkan tidak adanya waktu yang cukup dalam mengimplementasikan tugas, seperti persiapan lapangan, ujicoba, pelatihan dan konversi.
4. Sering terjadinya kesalahan penjadwalan selama proses produksi berlangsung.
5. Akan kehilangan kredibilitas user.

Langkah-Langkah Analisis Sistem

Dalam perencanaan Sistem terdiri dari perencanaan jangka pendek (1 - 2 tahun) dan perencanan jangka panjang (kurang dari 5 tahun). Bagian yang menangani perencanaan sistem meliputi :
1. Planning staff
2. Departemen Pengembangan sistem atau konsultan pengembangan sistem di luar perusahaan.
3. Departemen pengolahan data atau dapat digabung dengan departemen akuntansi.

Proses dari Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan menjadi 3 proses utama, yang mencakup :
1. Merencanakan proses sistem yang dilaksanakan oleh staff perencanaan.
2. Menentukan proyek sistem  yang akan dikembangkan oleh komite pengarah.
3. Medefinisikan proyek sistem yang akan dikembangkan oleh analis sistem.

Perencanaan Sistem dan Analisis kelayakan melalui 7 tahap :

1. Pembahasan dan perencanaan di tingkat manajemen puncak.
2. Penetapan dewan pengarah perencanaan system.
3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan.
4. Pengembangan perencanaan system informasi strategis.
5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi sebagai acuan fokus dalam pengembangan system.
6. Pembuatan proposal system untuk mendukung analisis dan perancangan awal dari sub system tertentu.
7. Membentuk tim untuk tujuan analisis perancangan awal system.

Tujuan Analisis Kelayakan adalah :

• Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.
• Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling

Teknik-Teknik Pengumpulan Fakta

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan. Ada tiga sumber yaitu :

• Sistem yang berjalan : menyediakan kesempatan untuk menetukan apakah sistem yang ada, perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti.
• Sumber internal lainnya : Sumber utama menggunakan system yang baru dan sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi.
• Sumber eksternal : informasi yang berasal dari luar organisasi
• Pengembangan teknik pengumpulan data adalah : Interview (Wawancara) : teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan komunikasi dengan sumber data. Komunikasi tersebut dilakukan dengan dialog (Tanya jawab) secara lisan, baik langsung ,maupun tidak langsung.
• Teknik Observasi : adalah pengamatan langsung para pembuat keputusan berikut lingkungan fisiknya dan pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang berjalan
• Daftar Pertanyaan (Quisioner) : Suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan untuk mengumpulkan data dan pendapat dari para responden.
• Teknik Pengumpulan Sampel (sampling ) : Sebagian atau wakil populasi yang diteliti. Dinamakan penelitian sampel apabila kita bermaksud untuk menggeneralisasikan penelitian.

Teknik-Teknik Mengorganisasikan Fakta

• Beberapa teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari :
• Analisis pengukuran kinerja
• Analisis Distribusi kerja
• Analisis Fungsional
• Analisis Matriks

Analisis Sistem Terstruktur. 

Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (Data Flow Diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input , output dan file mereka.

PERANCANGAN SISTEM

Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem. Menurut Jogiyanto. HM,(1991), dalam bukunya Analisis Dan Disain Sistem, Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut :

Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
Persiapan untuk rancang bangun implementasi
Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
Yang dapat berupa penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat keras dari suatu sistem.


Langkah-langkah Perencanaan Sistem

Adapun langkah-langkah dalam perancangan sistem meliputi :
Physical System: Physical system berupa bagan alir sistem ( System Flowchart ) ataupun bagan alir dokumen ( Document Flowchart ).
Logical Model: Logical Model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data atau ( DFD ). DFD digunakan untuk menggunakan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan Sistem. 

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistim informasi yang akan di desain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram computer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasi kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol.

Teknik-teknik Perancangan

Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu :
Perancangan sistem secara .umum/perancangan konseptual, perancangan logikal/perancangan secara makro.
Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara fisik

IMPLEMENTASI OPERASI DAN PENGENDALIAN SISTEM.

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi system. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai, harus dibuat rencana-rencana spesifik, yaitu :
Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap
Anggaran spesifik untuk setiap tahap
Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

Implementasi Sistem. 

Dalam proses Implementasi di perlukan adanya keterkaitan terhadap sistem informasi, dan dalam siklusnya dapat dijelaskan diantaranya : Identifikasi Pemahaman awal perlunya pembuatan sistem informasi dan permintaan formal untuk mengembangkan sistem informasi. Inisiasi dan Perencanaan Untuk menentukan spesifikasi kebutuhan dan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi dapat membantu penyelesaian permasalahan. Pada tahap ini dibuat keputusan perlunya dibuat suatu aplikasi atau mengembangkan aplikasi yang sudah ada. Melakukan analisis untuk membuat spesifikasinya Analisisgstrukturkan kebutuhan pengguna serta menseleksi aplikasi lain yang sudah ada. Pada tahapan ini akan diperoleh spesifikasi fungsional sistem. Perencanaan Logika Mendapatkan dan menstrukturkan kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan. Pada tahap ini akan diperoleh spesifikasi rinci data, laporan, tampilan, dan aturan pemrosesan. Perancangan Fisik Mengembangkan spesifikasi teknologi yang akan digunakan, pada tahap ini akan diperoleh struktur program dan basisdata, serta perancangan struktur fisik Implementasi Pembuatan program dan basisdata, melakukan instal dan menguji sistem.

Pengendalian Keuangan Dalam Sistem Informasi.

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku dinyatakan sebagai pengurang biaya, meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya sistem informasi dalam organisasi. Daripada sebagai pengurang biaya keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang di peroleh atas pengeluaran sistim informasi yang telah di lakukan.

Alasan mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama :
Pertama adalah hakekat dari sistim informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan
Kedua, dalam perpektif biaya besar lainnya, biaya system informasi tidak terlalu besar
ketiga berkaitan dengan biaya, yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek dan tetap dalam jumlah besar dalam tingkat kegiatan pemprosesan yang lebih besar
Alasan yang terakhir adalah sistem informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan manajerial. Hakekat biaya biaya system informasi Salah satu determinan utama pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Sebagian besar personel system informasi adalah para professional yang di bayar dengan gaji tetap dan bukan berdasarkan jam kerja. Pengeluaran untuk gaji dan perangkat keras di perkirakan mencapai 75% atau lebih dari anggaran. Hasilnya menunjukkan bahwa anggaran utamanya terdiri atas biaya-biaya tetap.

Pengendalian Atas Sumber Daya Non Keuangan Dalam Sistem Informasi
Contoh Pengendalian Aktiva :
Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaganya :

• Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
• Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
• Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
• Penggunaan log dan register
• Review oleh pihak independent