Sistem Strategis dan Perbaikan Berkelanjutan, Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Sistem Strategis dan Perbaikan Berkelanjutan

Sistem strategis atau strategic system (Gallon, 1996) memberikan keunggulan strategis bagi organisasi, memudahkan organisasi dalam meningkatkan pangsa pasar. bernegosiasi secara lebih baik dengan pihak supplier, atau mencegah masuknya pesaing ke dalam wilayah perusahaan. Ada banyak sekali sistem strategis yang didukung EC. Contohnya, sistem pengiriman semalam yang dilakukan FedEx serta kemampuan sistem di dalam perusahaan tersebut untuk melacak status perjalanan dari tiap-tiap paket tunggal. Kebanyakan pesaing FedEx telah meniru sistem ini. Karena itu FedEx memidahkan sistem ke Internet. Karena pesaing-pesaingnya membuntuti dengan cepat, FedEx kemudian memperkenalkan aktivitas barunya yang lebih unggul.

Banyak perusahaan yang secara terus-menerus melaksanakan program dalam usahanya memperbaiki produktivitas dan kualitas. Misalnya, Dell Computers menerima ordernya secara elektronis dan segera memindah-kannya melalui perangkat lunak Enterprises Resources Planning dari SAP Corp. ke dalam operasi perakitan just-in- time. Intel melakuan pemantauan terhadap konsumsi produknya di 11 pelanggan terbesamya, menggunakan ekstranet dengan mode hampir seketika (real time), serta menentukan jadwal produksi dan pengiriman yang sesuai. Namun program perbaikan berkesinambungan mungkin tidak akan memadai di segala kesempatan sepanjang waktu. Tekanan-tekanan bisnis yang kuat membutuhkan perubahan radikal yang dapat disebut sebagai business process reengineering (BPR - rekayasa-ulang proses bisnis).

Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Business process rengineering mengacu pada suatu inovasi utama dalam struktur organisasi serta cara dalam menjalankan bisnisnya. Dengan rekayasa ulang proses bisnis, dimensi teknologi, manusia, dan organisasi dalam perusahaan mungkin akan berubah (Hammer dan Chappy 1993). Lebih dari 70% perusahaan besar di AS mengklaim akan melaksanakan rekayasa ulang dalam beberapa hal.

Teknologi informasi, khususnya EC. memainkan peran utama dalam BPR. Misalnya, EDI memfasilitasi transaksi tanpa kertas secara cepat yang memungkinkan perusahaan mengurangi beberapa departemennya hingga sebanyak 80% (Kasus Ford dalam Hammer dan Chappy, 1993). Electronic commerce memberikan fleksibilitas dalam manufakturing, memungkinkan pengiriman ke pelanggan secara lebih cepat, dan mendukung transaksi cepat tanpa-kertas antara perusahaan supplier, perusahaan manufaktur, dan perusahaan pengecer (retailer). Wilayah-wilayah BPR yang didukung oleh teknologi informasi adalah sebagai berikut:

• Pengurangan cycle time dan time to market Mengurangi waktu proses bisnis (cycle time) benar-benar sangat penting dalam meningkatkan produktivitas dan daya saing (Wetherlc, 1996). Demikian pula, mengurangi waktu sejak lahirnya gagasan hingga waktu untuk memasarkan sangat penting, sebab yang bisa lebih awal masuk ke pasar dengan suatu produk, atau yang bisa memberi pelayanan kepada pelanggan secara lebih cepat daripada yang bisa dilakukan pesaing. dia akan menikmati keunggulan kompetitif tersendiri. Aplikasi bcrdasar ckstranet dapat digunakan untuk mempcrlancar berbagai langkah dalam proses pengembangan produk atau jasa, pengujian, dan implementasi. Satu contoh cycle time reduction (pengurangan masa siklus) adalah dalam membawa obat-obat baru ke pasar.
• Pemberdayaan pegawai dan kerja kolaborasi. Memberikan otoritas kepada pegawai untuk bertindak dan membuat keputusan sendiri merupakan suatu strategi yang digunakan oleh banyak organisasi sebagai bagian dari BPR. Pemberdayaan (empowerment) erat kaitannya dengan konsep tim yang self-directed, swa-kelola (Mankin et.al.. 1996 dan Lipnack and Stamps. 1997). Manajemen melimpahkan kewenangan kepada tim yang bisa menyelesaikan desentralisasi pengambilan keputusan dan otoritas tetapi dalam waktu yang bersamaan mendukung kontrol terpusat. Misalnya, internet dan ekstranet memungkinkan para pegawai yang telah terberdayakan untuk mengambil keputusan mendesak. Sistem jaringan - pakar bisa memberi saran bagi anggota tim ketika tidak ada pakar manusia. Kenyataannya, menjual pengetahuan di internet menjadi satu aktivitas EC yang penting.
• Manajemen pengetahuan. Para pegawai dapat mengakses kecakapan teknis organisasional melalui internet yang dimiliki perusahaan. Beberapa basis pengetahuan, yang dibuka untuk umum dengan tarif biaya tertentu, mendatangkan pemasukan tersendiri (misalnya yang dilakukan www.knowledaespace.com).
• Pendekatan customer-focused. Sekarang ini perusahaan-perusahaan menjadi semakin customer-oriented. Dengan kata lain, mereka mesti memberikan banyak perhatian kepada pelanggan beserta kesukaan-nya kemudian melakukan rekayasa ulang agar bisa memenuhi permintaan konsumen. Ini bisa dilakukan dengan mengubah proses manufakturing dari mass production menuju mass customization (Pine and Gimore, 1997). Dalam mass production, perusahaan memproduksi item-item yang sejenis secara besar-besaran. Namun dalam mass customization, item-item diproduksi dalam jumlah besar namun dikustomiasi hingga sesuai dengan keinginan tiap-tiap pelanggan. Electronic commerce merupakan perantara ideal bagi mass customization.

Saluran pemasaran baru. Electronic commerce menciptakan satu saluran distribusi bagi produk yang ada, sehingga pujian layak diberikan atas peluang untuk langsung menjangkau pelanggan dengan sifat komunikasi yang langsung dan dua arah.

Penghematan langsung. Biaya pengiriman informasi ke pelanggan melalui internet menghasilkan penghematan substansial bagi pengirim (bila dibandingkan dengan sistem pengiriman non-elektronis atau pengiriman melalui VAN). Penghematan paling besar terjadi ketika mengirim digitezed product (seperti musik dan software) dibanding bila harus dikirim secara paket fisik.

Pengurangan cycle time. Pengiriman produk dan layanan digital dapat dikurangi hingga hanya dalam hitungan detik untuk sampai ke tujuan. Juga, kerja administratif yang berkaitan dengan pengiriman secara fisik, khususnya yang melcwati batas-batas intemasional, dapat dikurangi secara signifikan sebab memotong cycle time hingga lebih dari 90%. Satu contoh adalah TradNet di Singapura, yang mengurangi waktu administratif transaksi yang berhubungan dengan pelabuhan dari hitungan hari ke menit.

Layanan konsumen (Customer service). Layanan konsumen bisa betul-betul ditingkatkan dengan memungkinkan pelanggan menemukan informasi detil secara online (misalnya, FedEx yang memungkinkan pelanggan mengetahui status perjalanan kirimannya). Juga, inteligent agents bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan e-mail standar dalam beberapa detik. Akhirnya, layanan pakar manusia bisa diperlancar dengan menggunakan perangkat lunak help-desk, misalnya desentralisasi pengambilan keputusan dan otoritas tetapi dalam waktu yang bersamaan mendukung kontrol terpusat. Misalnya, internet dan ekstranet memungkinkan para pegawai yang telah terberdayakan untuk mengambil keputusan mendesak. Sistem jaringan - pakar bisa memberi saran bagi anggota tim ketika tidak ada pakar manusia. Kenyataannya, menjual pengetahuan di internet menjadi satu aktivitas EC yang penting.